روزمرگی

• تحت وب بودن فکس سرور
• امکان ارسال و دریافت اتوماتیک نمابرهای کل سازمان بصورت 24 ساعته
• امکان پاسخگویی شبانه‌روزی بدون اپراتور (سیستم تلفن گویا)
• نمایش نمابرهای دریافتی به ترتیب تاریخ، ساعت، شماره تلفن، شرکت و دیگر پارامترها، قابل انتخاب توسط کاربر
• ایجاد نام کاربری و رمز عبور برای هر کاربر به صورت مجزا
• تعیین سطح دسترسی برای کاربران
• عدم نمایش نمابرهای یک کاربر برای کاربران دیگر
• امکان تعریف دفتر تلفن با گروه‌بندی
• گزارش‌گیری تحت وب
• امکان ارسال نمابر بصورت فوری و یا در تاریخ و زمان مشخص شده توسط کاربر
• امکان هدایت خودکار نمابر دریافتی به مسیر مربوطه (کاربر یا صندوق مشخص) براساس شماره تماس‌گیرنده
• امکان برقراری تماس با سازمانها از طریق کدهای DTMF
• تعریف و گروه بندی مخاطبین شامل نام، شماره تلفن، شماره فکس، گروه و آدرس
• حفظ نهایت کیفیت صفحات با توجه به محدودیت سیاه و سفید بودن فاکس
• چاپ و تهیه کپی از فایل ادغام شده تصاویر فایل با پسوند
• ثبت زمان شماره گیری و شناسه فاکس مخاطب هنگام ارسال فکس اینترنتی
• سعی مجدد برای ارسال فکس هایی که به هردلیل با موفقیت ارسال نشده اند مانند اشغال بودن خط، عدم پاسخ و…
• جستجو بر اساس فیلدهای مختلف: گروه مخاطب، نام مخاطب و تاریخ ثبت و ….
• آرشیو و دسته بندی فکس ها طبق برنامه ریزی زمانی
• امکان log گیری از برنامه
• مشاهده تصاویر فاکس مورد نظر
• امکان دریافت گزارشات متنوع ویژه مدیران شرکت
• امکان دیدن صف ارسال توسط مدیر و کاربر
• دریافت و ذخیره فکس به صورت فایل الکترونیکی بر روی رایانه با کیفیت عالی به همراه تاریخ ، ساعت ، فرستنده
• نگهداری و آرشیو بندی کلیه فاکس های دریافتی
• گزارش کامل از وضعیت فاکس های ارسال شده
• حفظ کیفیت اصلی تصاویر دریافت شده (دستگاه های فاکس، تصاویر را با افت کیفیت چاپ می کنند)
• امکان کپی کردن فایل پشتیبان روی سی دی و فلش
• قابلیت ارسال و دریافت چندین فکس به صورت همزمان همچنین پشتیبانی خطوط دیجیتال
• امکان گزارش‌گیری از نمابرهای دریافتی، ارسالی، در صف ارسال، رویت شده
• امکان ارسال فکس به صورت گروهی

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d9%81%da%a9%d8%b3-%d8%a2%d9%86%d9%84%d8%a7%db%8c%d9%8

 به دستگاهی که امکان ارسال و دریافت فکس را با استفاده از خطوط تلفن مهیا می کند فکس یا فاکس می گویند .هم چنین دستگاه های چندکاره ای در بازار وجود دارد که یکی از کارکردهای آنها مربوط به فکس می باشد.روش کار به این صورت است که کاغذی که وارد دستگاه می شود ابتدا اسکن شده و بعد از طریق خط تلفن ارسال میشود. در طرف دیگر هم دستگاه نمابر دیگری هست که داده ها را دریافت و روی کاغذ چاپ می کند.بنابراین دستگاه های فکس آنلاین زیرگروه دستگاه های چندکاره هستند یعنی علاوه بر فکس هم پرینتر هستند وهم اسکنر تنها با این تفاوت که عمل چاپ و اسکن تنها برای صورت گرفتن عمل فکس هستند و کیفیت دستگاه پرینتر و اسکنر را ندارند.

دستگاه فکس یا نمابر با استفاده از یک نور روشن، سند اصلی را که قرار است نسخه ای از آن ارسال شود اسکن می نماید. سپس مقدار نوری را که پس از برخورد با علایم روی سند، اعم از نوشتاری یا تصویری منعکس می شوند، اندازه گیری می کند. قسمت های تیره نور را منعکس نمی کنند، از این رو سنسورها در حالت خاموش و غیرفعال قرار میگیرند. قسمت های سفید سند، نور را منعکس می کنند .

در این فسمت شیوه ی عملکرد دورنگار سنسورها فعال و روشن می گردند. به این ترتیب شاهد الگویی از سیستم های خاموش و روشن هستیم که از طریق خط تلفن به دستگاه فکس گیرنده ارسال می شوند. دستگاه دریافت کننده با استفاده از سنسورهای حرارتی، این الگوها را که به صورت علائم الکتریکی اند دریافت و از همان نسخه اصلی کپی برداری می نماید. امیدواریم با ارائه ی مقاله ای در زمینه ی فکس چیست و چگونه کار میکند توانسته باشیم اطلاعات شما عزیزان را افزایش دهیم .

 ارسال فکس

برای ارسال فکس رایگان ابتدا اطمینان حاصل کنید که دستگاه به برق و همچنین تلفن متصل می باشد. سپس دستگاه  نرم افزار فکس را روشن کنید. در مرحله ی بعدی شماره مورد نظر جهت ارسال فکس را شماره گیری نمایید. پس از این مرحله صفحاتی را که قصد ارسال آنها را دارید به ترتیب ترجیح دریافت در قسمت بالای دستگاه فکس قرار دهید.
( حتما به علامت جهت قرار گرفتن کاغذ توجه فرمایید ) . معمولا جهت نوشته شده رو با بالا است. درنهایت باید کلید FAX یا Send را فشار دهید. ارسال فکس یکی از مراحل مهم در طرز کار فکس می باشد. درحقیقت طرز کار فکس مهمترین نکته ای است که کاربران دورنگار باید نسبت به فراگیری آن اقدام نمایند .

 دریافت فکس

دریافت فکس از دیگر نکات کلیدی در طرز کار فکس می باشد . برای فرستادن دورنگار لازم است به موارد زیر توجه نمایید :

• مطمئن شوید که فکس کاغذ و جوهر کافی دارد.
• منتظر صدای دریافت فکس می شویم و گوشی را برنمیداریم.
• دستگاه فکس به صورت خودکار نسبت به چاپ صفحات دریافتی اقدام می نماید .
• در ابتدا مطمئن شوید که دستگاه فکس به برق و همچنین تلفن متصل است.
• سپس دستگاه فکس را روشن کنید.
• فکس را در حالت اتوماتیک یا Fax قرار دهید.

منبع:

https://blog.yar.cloud/%da%a9%d8%a7%d8%b1%d8%a7%d9%8a%d9%8a-%d8%af%d8%b3%d8%aa%da%af%d8%a7%d9%87-%d9%81%da%a9%d8%b3-%da%86%d9%8a%d8%b3%d8%aa%d8%9f/

معایب سیستم های غیرمکانیزه (سنتی)

دفاتر اندیکاتور حجیم، که اطلاعات در آن با خطوط اغلب ناخوانا ثبت شده است.
مراحل طولانی ثبت و ارجاع و جابجایی اسناد بین واحدها و ساختمانهای مختلف.
عدم دسترسی سریع به مشخصات نامه های ثبت شده
گم شدن اسناد در جریان جابجایی ها
دسترسی کند به مکاتبات و زمان بر بودن فرآیندهای اداری
افزایش هزینه های فضا، تجهیزات و نیروی انسانی لازم جهت نگهداری و بایگانی اسناد.
پراکنده بودن اسناد در سازمان و مشکل جستجوی یک سند در میان پرونده ها و. …
استهلاک اسناد بر اثر مرور زمان و شرایط محیطی نظیر رطوبت ،گرما و. …
احتمال بروز خطر از بین رفتن اسناد و پرونده ها به دلایل مختلف از قبیل آتش سوزی و. …
عدم اطلاع از سوابق و چرخه نامه در سازمان و نداشتن ابزاری مناسب برای پیگیری نامه های مدت دار
عدم دسترسی به گزارشات و اطلاعات جامع از نامه ها و مکاتبات سازمانی
اجرا نشدن سلسله مراتب اداری و به طور کلی سیاست های اداری
عدم دسترسی و امکان رسیدگی به اطلاعات و کارها از خارج سازمان
عدم امکان پیگیری یک نامه و چرخه طی شده آن درهر لحظه
عدم توانایی کنترل سطح دسترسی کاربران به اطلاعات و از جمله اسناد طبقه بندی شده
مشکلات زمان بر بودن ارسال فکس های متعدد و مشخص نمودن زمان بندی ارسال
نبودن محیط یکپارچه برای دسترسی به کل محتویات و اطلاعات مورد نظر شامل نامه ها
نبود نظارت بر نظام اداری ، گردش نامه و عملکرد افراد

مزایای استفاده از نرم افزار دبیرخانه یار نسبت به سیستم سنتی:

عدم نیاز به دفتر اندیکاتور چاپی
سادگی مراحل ثبت و ارسال مکاتبات
دسترسی سریع به محتویات نامه های ثبت شده با استفاده از جستجوی پیشرفته
ارجاع نامه های ثبت شده با یک کلیک و عدم امکان مفقود شدن ارجاعات و نامه های ارسالی
دسترسی سریع به مکاتبات و انجام فرآیندهای اداری به سریعترین روش
عدم نیاز به تخصیص فضای اضافه و تجهیزات در مجموعه و صرفه جویی در هزینه ها
وجود محیط یکپارچه برای ذخیره سازی نامه ها و عدم مفقود شدن اسناد
عدم استهلاک اسناد و تاثیرگذاری شرایط محیطی و مثل گرما، رطوبت و بر روی مکاتبات ثبت شده
عدم وجود خطر برای اسناد و پرونده ها به دلیل حوادث مثل آتش سوزی و امکان تهیه نسخه پشتیبان از مکاتبات ثبت شده
شفافیت سوابق و امکان پیگیری نامه های مهلت دار
در دسترس بودن اطلاعات و گزارشها و مکاتبات سازمانی در محیط اتوماسیون اداری ابری
مشخص بودن روال گردش مکاتبات و پیاده سازی چارت سازمانی و در نتیجه گردش مکاتبات بر اساس سلسله مراتب اداری
امکان دسترسی و رسیدگی به نامه ها و دورکاری (از هر جا و در هر زمان)
امکان پیگیری یک نامه و چرخه طی شده آن توسط درختواره ارجاعات
امکان اعمال سطوح دسترسی به کاربران و طبقه بندی اسناد بر اساس محرمانگی
ارسال سریع و آسان فکس با استفاده از محیط نرم افزار و مشخص بودن زمان بندی ارسال
محیطی یکپارچه برای دسترسی به کل محتویات و اطلاعات مورد نظر شامل نامه ها
نظارت کامل بر نظام اداری، گردش نامه و عملکرد افراد و پیاده سازی سازمانی منظم و پاسخگو

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d9%85%d8%b2%d8%a7%db%8c%d8%a7%db%8c-%d8%a7%d8%b3%d8%aa%d9%81%d8%a7%d8%af%d9%87-%d8%a7%d8%b2-%d9%86%d8%b1%d9%85-%d8%a7%d9%81%d8%b2%d8%a7%d8%b1-%d8%af%d8%a8%db%8c%d8%b1%d8%ae%d8%a7%d9%86%d9%87-%da%86

• امکان ایجاد، پیگیری و کنترل مکاتبات داخلی بین واحدها
• امکان شماره‏گذاری نامه‏ های داخلی مطابق ساختار شماره ‏گذاری سازمان
• امکان ثبت نام و سمت فرستنده و گیرنده
• امکان تعیین تعداد و انواع پیوستهای نامه
• امکان تعیین نامه‏ های مرتبط اعم از پیرو، بازگشت و عطف
• امکان تنظیم جلسات داخلی سازمان توسط سیستم (مشخص کردن زمان، مکان، موضوع، افراد مدعوو در جلسه، تعیین مسئول جلسه و تجهیزات مورد نیاز و فعال کردن یادآوری برای اطلاع افراد مدعوو در جلسه)
• امکان ثبت وظایف به همراه اطلاعات آن نظیر ارجاع‏کننده ، زمان انجام و …

 عملیات مربوط به گردش مکاتبات و کارهای اداری

• امکان پشتیبانی روش‏های مختلف گردش مکاتبات (متمرکز ، نیمه متمرکز و غیرمتمرکز)
• (متمرکز شامل یک دبیرخانه مرکزی و چند دبیرخانه محلی، نیمه متمرکز شامل چنددبیرخانه مرکزی و هر دبیرخانه مرکزی شامل چند دبیرخانه داخلی، غیرمتمرکز شامل چند دبیرخانه داخلی مستقل)
• امکان ایجاد کارتابل الکترونیکی و امکان مشاهده کارتابل توسط افراد مجاز
• توزیع نامه‏ های وارده به کارتابل مسئولان و ارجاع نامه ‏های وارده و کارهای مرتبط از طریق کارتابل
• امکان اعلام دریافت نامه جدید
• امکان تعیین نامه‏ های مرتبط اعم از صادره، وارده و داخلی و تعیین نوع اقدام و اولویت زمانی انجام کار
• تشکیل پرونده برای کارها و نامه ‏های مرتبط به آن و رؤیت و پیگیری گردش پرونده‏ ها در سازمان
• امکان طبقه‏بندی نامه‎ ها براساس نوع نامه‏، نوع طبقه ‏بندی، نوع ارسال،‌ارجحیت و … به همراه طبقه‏بندی درختی موضوعات نامه
• امکان پاسخگویی به کارهای ارجاع شده و اعلام خاتمه کار از طریق ارجاع کننده
• امکان ارجاع نامه‏ به صورت تصویر، صوت، پیغام تلفنی و …
• استفاده و کنترل مرکزی تاریخ در کلیه مراحل گردش مکاتبات (درج تاریخ مشاهده توسط مسئول انجام کار، تعیین تاریخ شروع اقدام، تاریخ انتظار پاسخ، دوره پیگیری و …)
• امکان استفاده از امضای دیجیتال
• امکان اعلام موافقت یا عدم موافقت با کارهای انجام شده و صدور دستورهای بعدی
• اعلام وضعیت کارهایی که عملیات آن خاتمه نیافته است
• امکان کنترل، پیگیری و مشاهده گردش ارجاعات شامل فهرست ارجاع دهندگان و اقدام کنندگان به صورت درختواره در نرم افزار دبیرخانه
• امکان تأثیرگذاری تغییرات تشکیلاتی در ساختار دبیرخانه ‏ها (انحلال، تشکیل، ادغام و تجزیه)
• امکان ثبت نامه ‏های بدون شماره مانند درخواست‏های شخصی یا نامه‏ های ارباب‏رجوع و دسترسی سریع به این نامه ‏ها در آینده
• امکان استفاده از قلم نوری در پاراف و ارجاع نامه
• امکان ایجاد مهر و امضای اشخاص درون سیستم و استفاده از آنها

 عملیات مربوط به پیگیری و ردیابی مکاتبات و کارهای ارجاع شده

• امکان پیگیری نامه وارده و روند حرکت یک نامه در تمام واحدهای سازمان
• تعیین مهلت اقدام پاسخ برای هر نامه وارده، داخلی، ‌کارها، دستورها و یا پیامهای ارجاع شده
• پیگیری مراحل مختلف کار از طریق کارتابل، دستیابی به علل تأخیر در انجام کارها، ردیابی وضعیت فعلی آن و نتایج اقدامات انجام شده روی نامه
  انجام پیگیری توسط خود سیستم به صورت خودکار، ارسال پیامهای پیگیری، جویا شدن نتیجه کار و ارائه هشدار در مورد دیرکرد اقدامات (هم به شخص ارجاع‏دهنده و هم به شخص ارجاع شونده)
• امکان پیگیری کلیه دستورها و پیامهای ارسال شده و پیگیری مستمر اقداماتی که باید تا تاریخ معینی انجام شوند و تأخیر دارند
• امکان پیگیری و ردیابی مکاتبات سالهای قبل
• امکان پیگیری ارجاع نامه‏ ها از طریق جستجو در شماره، تاریخ، موضوع، نام دستگاه یا شخص (حقیقی و حقوقی) فرستنده، نام دستگاه یا شخص (حقیقی و حقوقی) گیرنده و …

 عملیات مربوط به بایگانی

• امکان ایجاد و انجام امور مربوط به بایگانی سازمان توسط سیستم
• امکان ایجاد پرونده ‏‎های کارکنان در کامپیوتر
• امکان بایگانی نمودن مکاتبات تحت شماره ‏های دلخواه
• امکان کنترل درخواست و ارسال نامه ‎ها از بایگانی و بازگشت آنها به بایگانی و امکان بازیابی محل نامه در هر لحظه
• امکان ایجاد طبقه‏بندی موضوعی (موضوع اصلی و زیرموضوع) جهت پرونده‏ های بایگانی
• امکان به گردش انداختن نامه‏ های بایگانی شده
• امکان ثبت اطلاعاتی همچون تاریخ خروج پرونده ‏ها از بایگانی، ‌بخش یا شخص تحویل گیرنده پرونده و تاریخ بازگشت مجدد پرونده به بایگانی (جهت پیگیری گردش پرونده‏ ها)
• امکان ایجاد پرونده ‏های شخصی برای هر یک از کاربران و ذخیره‏سازی نامه‎ های مربوط در آنها
• امکان ایجاد کپی‏های متعدد از یک نامه و بایگانی آنها در پرونده‎ های مختلف

 عملیات مربوط به ارتباطات

• امکان تعریف انواع شبکه مورد پشتیبانی سیستم جهت اتصال کاربران سازمان به سیستم از طریق شبکه محلی موجود در ساختمان مرکزی
• امکان ارجاع مکاتبات به واحدهای مختلف با توجه به شبکه بودن سیستم
• امکان ثبت و ارسال پیغامها (از طریق متن، صوت و تصویر) و نمایش پیغامهای موجود و دریافت شده
• امکان ارسال پیامهای اطلاعاتی در سطح گروه ها، واحدها و کاربران
• مشخص کردن زمان، موضوع و مکان قرارهای ملاقات با فعال کردن یادآوری توسط سیستم
• امکان کنترل دسترسی به ارسال پیامها
• امکان مبادله اسناد با استفاده از فاکس توسط سیستم
• امکان اتصال کاربران از طریق خطوط تلفن و یا از طریق شبکه جهانی اینترنت
• امکان استفاده همزمان چند ایستگاه (کاربر) و تغییر همزمان اطلاعات

 امکانات جستجو و بررسی

• امکان جستجوی نامه‏ ها به صورت پارامتریک براساس کلیه فیلدهای اطلاعاتی به صورت تک فیلد و یا ترکیب چندین فیلد انتخابی
• امکان جستجو و دسترسی سریع به اطلاعات نامه‏ های وارده و صادره و کلیه مکاتبات در گردش، بایگانی شده و کارتابل
• امکان جستجوی موضوع و شرح نامه ‏ها اعم از نامه ‏های ارسالی و دریافتی و دستیابی سریع به مشخصات نامه
• امکان جستجوی سریع و آسان نام اشخاص در شرح نامه ‏ها

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d8%b6%d9%88%d8%a7%d8%a8%d8%b7-%d9%88-%d9%88%db%8c%da%98%da%af%db%8c-%d9%87%d8%a7%db%8c-%d9%85%d9%88%d8%b1%d8%af-%d8%a7%d9%86%d8%aa%d8%b8%d8%a7%d8%b1-%d8%b3%db%8c%d8%b3%d8%aa%d9%85-%d8%af%d8%a8%db%8c/

 یکی از زیر سیستم های مالی نرم افزار فروش سایت یار می باشد، این بخش از سیستم مالی باید با سایر اجزا هماهنگ باشد و اطلاعات لازم جهت به روز رسانی سایر زیر سیستم ها را فراهم کند در ادامه به ارتباط این زیر سیستم با سایر اجزای سیستم های مالی می پردازیم.

ارتباط نرم افزار فروش و انبار

در بین سیستم های مالی نرم افزار فروش بیشترین ارتباط را با نرم افزار انبارداری دارد. تعریف کالا بخشی از سیستم انبار است که توسط فروش نیز مورد استفاده قرار می گیرد. در اکثر بنگاه های اقتصادی بخشی یا تمام کالا های موجود در انبار جهت فروش عرضه می شود. پس از صدور فاکتور فروش کالا باید از انبار خارج شود و به خریدار تحویل گردد، در نتیجه نرم افزار انبارداری باید بتواند حواله های فروش را از سیستم فروش تحت وب صادر کند. طبیعی است اگر درمجموعه ای از روی فاکتور آنلاین فروش حواله انبار صادر شد، امکان ویرایش فاکتور باید بسته شود.

در بنگاه های اقتصادی کوچک مانند فروشگاه ها معمولا حواله انبار و فاکتور فروش همزمان صادر می شود و یا اصلا فاکتور فروش همان حواله انبار است. یعنی هم خریدار بدهکار می شود و هم موجودی مواد و کالا کسر میگردد(هم از نظر تعدادی و ریالی).اما در بنگاه های بزرگتر و تولیدی ها این دو بخش کاملا تفکیک شده می باشند.

در شرکتهای بزرگتر ممکن است یک فاکتور فروش در چند مرحله از انبار خارج شود و نرم افزار فروش باید این امکان را فراهم کند. همچنین ممکن است هنگام صدور فاکتور موجود بودن کالا در انبار و یا امکان رزرو کردن کالا نیز مورد نیاز باشد که در این حالت سیستم فروش باید بتواند از موجودی کالا مطلع شود.

در صورت ثبت برگشت از فروش نیز زیر سیستم فروش تحت وب باید امکانی را فراهم کند که بتوان رسید انبار را ثبت کرد.

ارتباط نرم افزار فروش و حسابداری

هر سند فروش یک رویداد مالی است در نتیجه باید در حسابداری ثبتی برای آن انجام شود. برنامه حسابداری تمام آنچه را ما برای ثبت دفاتر قانونی نیاز داریم فراهم می کند پس بی شک با تمام زیر سیستمهای مالی مرتبط است و بروز رسانی این سیستم یکی از مهمترین وظایف سایر زیر سیستمها می باشد.

با توجه به اینکه ثبت سند حسابداری و شرح آرتیکل اسناد به سلیقه حسابدار و نوع فعالیت شرکت بستگی دارد، یک نرم افزار فروش آنلاین خوب باید این امکان را داشته باشد که هر فرمتی را بر اساس تشخیص حسابدار جهت ارسال سند فراهم کند. امروزه در نرم افزار حسابداری از حسابهای تفصیلی شناور استفاده می شود، با توجه با اینکه برای هر مشتری باید یک حساب در نرم افزار حسابداری تعریف شود و این حساب ممکن است با معین های مختلف در ارتباط باشد این امکان نیز باید فراهم شود که هنگام صدور سند حسابداری کد معین حساب درست تشخیص داده شده و سند صحیح ارسال شود.

در ارتباز با حسابداری اسناد حتما باید با تایید و تشخیص حسابدار درج شوند و درج اتوماتیک آن توسط نرم افزار فروش آنلاین بدون هماهنگی با حسابدار دردسر ساز می شود.

 ارتباط نرم افزار فروش و دریافت پرداخت (خزانه داری)

با توجه به اینکه نرم افزار دریافت و پرداخت مانده حساب مشتریان و طرف حسابها را نگهداری می کند، سیستم فروش جمع مبلغ بدهی یا بستانکاری حساب بابت هر فاکتور فروش یا برگشت از فروش را باید به نرم افزار دریافت و پرداخت اعلام کند، همچنین محاسبه جهت مشخص کردن اعتبار مشتری سیستم انبار نیز باید مانده حساب مشتری را از دریافت و پرداخت بخواند.

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d9%86%d8%b1%d9%85-%d8%a7%d9%81%d8%b2%d8%a7%d8%b1-%d9%81%d8%b1%d9%88%d8%b4-%d9%88-%d8%a7%d8%b1%d8%aa%d8%a8%d8%a7%d8%b7-%d8%a8%d8%a7-%d8%b2%db%8c%d8%b1-%d8%b3%db%8c%d8%b3%d8%aa%d9%85-%d9%87%d8%a7%db%8c/

 استفاده از فکس در سازمان ها امری مرسوم است. با استفاده از فکس، مکاتبات و ارسال نامه ها به بخش های مختلف بدون استفاده از کاغذ امکان پذیر می شود. برای ارسال و دریافت فکس، یا استفاده از امکان فکس اینترنتی، سازمان ها از نرم افزارها و سامانه هایی استفاده می کنند.
بدین ترتیب می توانند از این سیستم ها به عنوان یکی از گزینه های مطلوب در زیر ساخت اتوماسیون اداری استفاده کنند. مخصوصا این که استفاده از فکس آنلاین و الکترونیکی، باعث کاهش در هزینه های سازمان می شود. همچنین امکان دسترسی به آرشیو و سوابق مکاتبات انجام شده و نامه های ارسال شده از طریق نرم افزار فکس فراهم می شود.
بهترین نرم افزار و سیستم فکس یکی از نرم افزارهایی است که به صورت تحت وب و آنلاین کار ارسال فکس را انجام می دهد.

منبع:

https://virgool.io/@blogyaar/%D9%86%D8%B1%D9%85-%D8%A7%D9%81%D8%B2%D8%A7%D8%B1-%D9%81%DA%A9%D8%B3-%DA%86%DB%8C%D8%B3%D8%AA-oo2g69fapikd