ویژگی های مورد انتظار سیستم دبیرخانه چیست؟
عملیات مربوط به مکاتبات داخلی
- امکان ایجاد، پیگیری و کنترل مکاتبات داخلی بین واحدها
- امکان شمارهگذاری نامه های داخلی مطابق ساختار شماره گذاری سازمان
- امکان ثبت نام و سمت فرستنده و گیرنده
- امکان تعیین تعداد و انواع پیوستهای نامه
- امکان تعیین نامه های مرتبط اعم از پیرو، بازگشت و عطف
- امکان تنظیم جلسات داخلی سازمان توسط سیستم (مشخص کردن زمان، مکان، موضوع، افراد مدعوو در جلسه، تعیین مسئول جلسه و تجهیزات مورد نیاز و فعال کردن یادآوری برای اطلاع افراد مدعوو در جلسه)
- امکان ثبت وظایف به همراه اطلاعات آن نظیر ارجاعکننده ، زمان انجام و …
عملیات مربوط به گردش مکاتبات و کارهای اداری
- امکان پشتیبانی روشهای مختلف گردش مکاتبات (متمرکز ، نیمه متمرکز و غیرمتمرکز)
- (متمرکز شامل یک دبیرخانه مرکزی و چند دبیرخانه محلی، نیمه متمرکز شامل چنددبیرخانه مرکزی و هر دبیرخانه مرکزی شامل چند دبیرخانه داخلی، غیرمتمرکز شامل چند دبیرخانه داخلی مستقل)
- امکان ایجاد کارتابل الکترونیکی و امکان مشاهده کارتابل توسط افراد مجاز
- توزیع نامه های وارده به کارتابل مسئولان و ارجاع نامه های وارده و کارهای مرتبط از طریق کارتابل
- امکان اعلام دریافت نامه جدید
- امکان تعیین نامه های مرتبط اعم از صادره، وارده و داخلی و تعیین نوع اقدام و اولویت زمانی انجام کار
- تشکیل پرونده برای کارها و نامه های مرتبط به آن و رؤیت و پیگیری گردش پرونده ها در سازمان
- امکان طبقهبندی نامه ها براساس نوع نامه، نوع طبقه بندی، نوع ارسال،ارجحیت و … به همراه طبقهبندی درختی موضوعات نامه
- امکان پاسخگویی به کارهای ارجاع شده و اعلام خاتمه کار از طریق ارجاع کننده
- امکان ارجاع نامه به صورت تصویر، صوت، پیغام تلفنی و …
- استفاده و کنترل مرکزی تاریخ در کلیه مراحل گردش مکاتبات (درج تاریخ مشاهده توسط مسئول انجام کار، تعیین تاریخ شروع اقدام، تاریخ انتظار پاسخ، دوره پیگیری و …)
- امکان استفاده از امضای دیجیتال
- امکان اعلام موافقت یا عدم موافقت با کارهای انجام شده و صدور دستورهای بعدی
- اعلام وضعیت کارهایی که عملیات آن خاتمه نیافته است
- امکان کنترل، پیگیری و مشاهده گردش ارجاعات شامل فهرست ارجاع دهندگان و اقدام کنندگان به صورت درختواره در نرم افزار دبیرخانه
- امکان تأثیرگذاری تغییرات تشکیلاتی در ساختار دبیرخانه ها (انحلال، تشکیل، ادغام و تجزیه)
- امکان ثبت نامه های بدون شماره مانند درخواستهای شخصی یا نامه های اربابرجوع و دسترسی سریع به این نامه ها در آینده
- امکان استفاده از قلم نوری در پاراف و ارجاع نامه
- امکان ایجاد مهر و امضای اشخاص درون سیستم و استفاده از آنها
عملیات مربوط به پیگیری و ردیابی مکاتبات و کارهای ارجاع شده
- امکان پیگیری نامه وارده و روند حرکت یک نامه در تمام واحدهای سازمان
- تعیین مهلت اقدام پاسخ برای هر نامه وارده، داخلی، کارها، دستورها و یا پیامهای ارجاع شده
- پیگیری مراحل مختلف کار از طریق کارتابل، دستیابی به علل تأخیر در انجام کارها، ردیابی وضعیت فعلی آن و نتایج اقدامات انجام شده روی نامه
انجام پیگیری توسط خود سیستم به صورت خودکار، ارسال پیامهای پیگیری، جویا شدن نتیجه کار و ارائه هشدار در مورد دیرکرد اقدامات (هم به شخص ارجاعدهنده و هم به شخص ارجاع شونده) - امکان پیگیری کلیه دستورها و پیامهای ارسال شده و پیگیری مستمر اقداماتی که باید تا تاریخ معینی انجام شوند و تأخیر دارند
- امکان پیگیری و ردیابی مکاتبات سالهای قبل
- امکان پیگیری ارجاع نامه ها از طریق جستجو در شماره، تاریخ، موضوع، نام دستگاه یا شخص (حقیقی و حقوقی) فرستنده، نام دستگاه یا شخص (حقیقی و حقوقی) گیرنده و …
عملیات مربوط به بایگانی
- امکان ایجاد و انجام امور مربوط به بایگانی سازمان توسط سیستم
- امکان ایجاد پرونده های کارکنان در کامپیوتر
- امکان بایگانی نمودن مکاتبات تحت شماره های دلخواه
- امکان کنترل درخواست و ارسال نامه ها از بایگانی و بازگشت آنها به بایگانی و امکان بازیابی محل نامه در هر لحظه
- امکان ایجاد طبقهبندی موضوعی (موضوع اصلی و زیرموضوع) جهت پرونده های بایگانی
- امکان به گردش انداختن نامه های بایگانی شده
- امکان ثبت اطلاعاتی همچون تاریخ خروج پرونده ها از بایگانی، بخش یا شخص تحویل گیرنده پرونده و تاریخ بازگشت مجدد پرونده به بایگانی (جهت پیگیری گردش پرونده ها)
- امکان ایجاد پرونده های شخصی برای هر یک از کاربران و ذخیرهسازی نامه های مربوط در آنها
- امکان ایجاد کپیهای متعدد از یک نامه و بایگانی آنها در پرونده های مختلف
عملیات مربوط به ارتباطات
- امکان تعریف انواع شبکه مورد پشتیبانی سیستم جهت اتصال کاربران سازمان به سیستم از طریق شبکه محلی موجود در ساختمان مرکزی
- امکان ارجاع مکاتبات به واحدهای مختلف با توجه به شبکه بودن سیستم
- امکان ثبت و ارسال پیغامها (از طریق متن، صوت و تصویر) و نمایش پیغامهای موجود و دریافت شده
- امکان ارسال پیامهای اطلاعاتی در سطح گروه ها، واحدها و کاربران
- مشخص کردن زمان، موضوع و مکان قرارهای ملاقات با فعال کردن یادآوری توسط سیستم
- امکان کنترل دسترسی به ارسال پیامها
- امکان مبادله اسناد با استفاده از فاکس توسط سیستم
- امکان اتصال کاربران از طریق خطوط تلفن و یا از طریق شبکه جهانی اینترنت
- امکان استفاده همزمان چند ایستگاه (کاربر) و تغییر همزمان اطلاعات
امکانات جستجو و بررسی
- امکان جستجوی نامه ها به صورت پارامتریک براساس کلیه فیلدهای اطلاعاتی به صورت تک فیلد و یا ترکیب چندین فیلد انتخابی
- امکان جستجو و دسترسی سریع به اطلاعات نامه های وارده و صادره و کلیه مکاتبات در گردش، بایگانی شده و کارتابل
- امکان جستجوی موضوع و شرح نامه ها اعم از نامه های ارسالی و دریافتی و دستیابی سریع به مشخصات نامه
- امکان جستجوی سریع و آسان نام اشخاص در شرح نامه ها
منبع: