معایب و مزایای استفاده از نرم افزار دبیرخانه و دبیرخانه سنتی
معایب سیستم های غیرمکانیزه (سنتی)
دفاتر اندیکاتور حجیم، که اطلاعات در آن با خطوط اغلب ناخوانا ثبت شده است.
مراحل طولانی ثبت و ارجاع و جابجایی اسناد بین واحدها و ساختمانهای مختلف.
عدم دسترسی سریع به مشخصات نامه های ثبت شده
گم شدن اسناد در جریان جابجایی ها
دسترسی کند به مکاتبات و زمان بر بودن فرآیندهای اداری
افزایش هزینه های فضا، تجهیزات و نیروی انسانی لازم جهت نگهداری و بایگانی اسناد.
پراکنده بودن اسناد در سازمان و مشکل جستجوی یک سند در میان پرونده ها و. …
استهلاک اسناد بر اثر مرور زمان و شرایط محیطی نظیر رطوبت ،گرما و. …
احتمال بروز خطر از بین رفتن اسناد و پرونده ها به دلایل مختلف از قبیل آتش سوزی و. …
عدم اطلاع از سوابق و چرخه نامه در سازمان و نداشتن ابزاری مناسب برای پیگیری نامه های مدت دار
عدم دسترسی به گزارشات و اطلاعات جامع از نامه ها و مکاتبات سازمانی
اجرا نشدن سلسله مراتب اداری و به طور کلی سیاست های اداری
عدم دسترسی و امکان رسیدگی به اطلاعات و کارها از خارج سازمان
عدم امکان پیگیری یک نامه و چرخه طی شده آن درهر لحظه
عدم توانایی کنترل سطح دسترسی کاربران به اطلاعات و از جمله اسناد طبقه بندی شده
مشکلات زمان بر بودن ارسال فکس های متعدد و مشخص نمودن زمان بندی ارسال
نبودن محیط یکپارچه برای دسترسی به کل محتویات و اطلاعات مورد نظر شامل نامه ها
نبود نظارت بر نظام اداری ، گردش نامه و عملکرد افراد
مزایای استفاده از نرم افزار دبیرخانه یار نسبت به سیستم سنتی:
عدم نیاز به دفتر اندیکاتور چاپی
سادگی مراحل ثبت و ارسال مکاتبات
دسترسی سریع به محتویات نامه های ثبت شده با استفاده از جستجوی پیشرفته
ارجاع نامه های ثبت شده با یک کلیک و عدم امکان مفقود شدن ارجاعات و نامه های ارسالی
دسترسی سریع به مکاتبات و انجام فرآیندهای اداری به سریعترین روش
عدم نیاز به تخصیص فضای اضافه و تجهیزات در مجموعه و صرفه جویی در هزینه ها
وجود محیط یکپارچه برای ذخیره سازی نامه ها و عدم مفقود شدن اسناد
عدم استهلاک اسناد و تاثیرگذاری شرایط محیطی و مثل گرما، رطوبت و بر روی مکاتبات ثبت شده
عدم وجود خطر برای اسناد و پرونده ها به دلیل حوادث مثل آتش سوزی و امکان تهیه نسخه پشتیبان از مکاتبات ثبت شده
شفافیت سوابق و امکان پیگیری نامه های مهلت دار
در دسترس بودن اطلاعات و گزارشها و مکاتبات سازمانی در محیط اتوماسیون اداری ابری
مشخص بودن روال گردش مکاتبات و پیاده سازی چارت سازمانی و در نتیجه گردش مکاتبات بر اساس سلسله مراتب اداری
امکان دسترسی و رسیدگی به نامه ها و دورکاری (از هر جا و در هر زمان)
امکان پیگیری یک نامه و چرخه طی شده آن توسط درختواره ارجاعات
امکان اعمال سطوح دسترسی به کاربران و طبقه بندی اسناد بر اساس محرمانگی
ارسال سریع و آسان فکس با استفاده از محیط نرم افزار و مشخص بودن زمان بندی ارسال
محیطی یکپارچه برای دسترسی به کل محتویات و اطلاعات مورد نظر شامل نامه ها
نظارت کامل بر نظام اداری، گردش نامه و عملکرد افراد و پیاده سازی سازمانی منظم و پاسخگو
منبع: