ویژگی های فاکتور رسمی مورد تایید دارایی چیست؟
از جمله ویژگی های اصلی یک فاکتور رسمی یا صورت حساب فروش کالا و یا خدمات، که باید آنها را دارا باشد تا مورد تایید دارایی باشد، می توان به موارد زیر اشاره نمود.
شماره سریال:
یکی از مهم تری ویژگی های فاکتور رسمی، نوع چاپ شماره سریال آن می باشد که باید با رنگ قرمز و در قالب افست یا ملخی و به صورت برجسته چاپ گردد تا بتوان آن را به راحتی شناسایی نمود. این نوع چاپ از چاپ دیجیتالی و شماره های معمولی متفاوت می باشد.
اطلاعات خریدار و فروشنده:
در این مورد لازم است که مشخصات زیر در مورد خریدار و فروشنده در فاکتور ثبت شوند.
- کد اقتصادی
- شناسه ملی/ کد ملی
- شماره ثبت
- آدرس
- کد پستی
- شماره تلفن
- و سایر مشخصات
تخفیفات، مالیات و عوارض:
کالا و خدمات ارائه شده، هر کدام تعداد و قیمتی دارند همچنین برای آنها تخفیفاتی اعمال می گردد و لازم است که میزان مالیات بر ارزش افزوده و عوارض آنها محاسبه گردد.
در این صورت لازم است که تخفیف قبل از محاسبه مالیات ارزش افزوده اعمال گردد زیرا اگر پس از آن اعملا شود، باعث پرداخت مالیات بیشتری می شود.
امضا و مهر:
آخرین و مهم ترین ویژگی در فاکتور ها، عدم وجود خط خوردگی در فاکتور می باشد. همچنین مهر و امضا در فاکتور ها الزامی می باشد.
ثبت فاکتور خرید:
هر کسب و کار بنا به دلایل مختلفی اقدام به خرید می کند که در زیر به برخی از انواع خرید ها اشاره می شود.
خرید مصارف و هزینه:
خرید هایی که به منظور اقدامات و امور روزانه شرکت صورت می گیرند. مانند لوازم اداری، لوازم پذیرایی و … که این نوع خرید دارای ماهیت هزینه است.
خرید برای فروش (بازرگانی):
شرکت ها و موسسات بازرگانی لازم دارند کالا هایی را خریداری نمایند و بدون آن که در ماهیت آنها تغییری ایجاد کنند در آینده و به منظور کسب سود آنها را به فروش برسانند.
خرید دارایی:
این نوع خرید به منظور استفاده در شرکت می باشد مانند میز و صندلی، کامپیوتر، مبلمان اداری و …
خرید خدمات:
خرید هایی مانند خرید خدمات مشاوره بازاریابی، خرید بسته های تبلیغاتی و …که برای توسعه و ارتقا کسب و کار صورت می گیرد.
پیش نیازها:
برای ثبت فاکتور های رسمی نیاز است که اطلاعات زیر ثبت شوند:
- کالا
- فروشنده
- شخص
- نوع ارزش افزوده
- نوع خرید
نکته: اگر این تعاریف وجود نداشتند می توان در هنگام ثبت فاکتور خرید آنها را بدون این که لازم باشد فرم بسته شود، تعریف نمود.
نکات ضروری:
تنها کالا و خدماتی در فاکتور خرید را می توان انتخاب نمود که در هنگام تعریف، تیک “برای خرید” خورده باشد.
اگر خرید جدیدی ایجاد شود که در آن به جای حساب کالای “موجودی مواد اولیه” از حساب “دارایی ثابت” انتخاب شده باشد، سند برنامه حسابداری آن نیز به همان شکل ایجاد می گردد.
برای ثبت خرید های جزیی روزانه که هزینه محسوب می شوند، می توان از فرم ثبت هزینه به جای فرم فاکتور استفاده نمود.
استفاده از سیستم دبیرخانه برای مدیریت بهتر بخش فروش شرکت ها پیشنهاد می شود.
منبع: