دبیرخانه‌ها براساس فرآیند مکاتباتی سازمان‌ها به چند دسته تقسیم می‌شوند؟
دبیرخانه‌ها براساس فرآیند مکاتباتی سازمان‌ها به چهار دسته زیر تقسیم می‌شوند.
در دبیرخانه سنتی، تمامی فعالیت‌های ثبت، صدور، دریافت، کنترل، ارسال و بایگانی به شکل دستی و کاغذی و توسط نیروی انسانی انجام می‌شود. خطای انسانی در این نوع از دبیرخانه بالا است و می‌تواند در هر سه ساختار متمرکز، غیرمتمرکز و نیمه متمرکز فعالیت داشته باشد.
اگر در یک دبیرخانه، بخشی از مراسلات به شکل دستی و بخشی دیگر الکترونیکی انجام شود، به آن دبیرخانه سنتی-الکترونیکی گفته می‌شود. مانند زمانی که روند ثبت، صدور و ارجاع نامه‌ها الکترونیکی است، اما تهیه پیش‌نویس، پاراف و امضا، دستی و روی کاغذ انجام می‌شود.
دبیرخانه الکترونیکی
فرآیندهای این نوع دبیرخانه براساس اتوماسیون اداری است. از مهم‌ترین ویژگی‌های دبیرخانه الکترونیکی می‌توان به یکپارچگی بانک اطلاعات، سهولت دسترسی در هر زمان و موقعیت مکانی، سرعت انجام کارها و یکپارچه بودن آن اشاره کرد.
دبیرخانه در اتوماسیون اداری
نرم افزار اتوماسیون اداری، مهم‌ترین و پرکاربردترین سیستم اطلاعاتی است که به سازمان‌ها در کنترل گردش مکاتبات کمک می‌کند. این سیستم ابزارهای مختلفی مانند ارسال و دریافت نامه‌ها و دستورالعمل‌ها، ارسال و دریافت پیام‌های شخصی و فوری و ارسال و دریافت نامه‌های الکترونیکی را دارد. به عبارت دیگر، اتوماسیون اداری یعنی برقراری اتصال بین اطلاعات کامپیوترهای موجود در واحدهای مختلف یک سازمان به کمک شبکه یا با استفاده از برنامه نرم‌افزاری مشترک که در آن اطلاعات، آمارها، نامه‌ها و مکاتبات به شکل یکپارچه وجود دارد و کارها با سرعت و سهولت انجام می‌شود.
منبع:
https://www.systemgroup.net/knowledge-network/what-is-secretariatd/