این بخش از نرم افزار نامه‌نگاری یا اتوماسیون اداری، وظایف واحد دبیرخانه یک سازمان را انجام می‌دهد. یعنی نامه‌های ورودی و خروجی را ثبت و شماره‌گذاری می‌کند. برخی از ویژگی‌های رایج این بخش عبارتند از:

  • امکان اسکن نامه‌های کاغذی و به گردش انداختن آنها در سازمان
  • امکان تعریف الگو و فرمت برای شماره‌گذاری نامه‌ها
  • قابلیت تعریف چندین دبیرخانه
  • قابلیت رهگیری نامه‌های صادره از سازمان
  • امکان ثبت بسته های دریافتی و ارسالی
  • امکان تهیه گزارش‌های متنوع از نامه‌ها و بسته‌های دریافتی و ارسالی
  • امکان جستجوی نامه‌ها با شماره یا موضوع آنها
  • امکان تعریف پرونده بایگانی متعدد
  • پشتیبانی از پروتکل ECE برای ارتباط با سایر سازمان‌ها
  • امکان تبدیل فکس های دریافتی به نامه وارده

منبع:

https://www.faragostar.net/%D9%86%D8%B1%D9%85-%D8%A7%D9%81%D8%B2%D8%A7%D8%B1-%D9%86%D8%A7%D9%85%D9%87-%D9%86%DA%AF%D8%A7%D8%B1%DB%8C-%DA%86%DB%8C%D8%B3%D8%A