نرم افزار دبیرخانه چیست و چرا به آن نیاز داریم؟
نرم افزارهای دبیرخانه، سیستم‌هایی هستند که تمامی وظایف واحد دبیرخانه از جمله شماره گذاری، ثبت و رهگیری مکاتبات اداری را به صورت دیجیتالی و خودکار انجام می‌دهند.
این سیستم‌ها با خودکارسازی فرآیند ارسال، دریافت و ثبت مکاتبات اداری، حجم کارها را تا حدود زیادی کاهش می‌دهد که باعث می‌شود کارکنان بتوانند بر اموری که اهمیت دارند، تمرکز کنند و به این ترتیب بهره‌وری و کارایی سازمان افزایش پیدا می‌کند.
از سوی دیگر، دیجیتالی شدن مکاتبات با استفاده از نرم افزار دبیرخانه یار باعث می‌شود که بتوان بایگانی اسناد و مکاتبات را نیز به صورت دیجیتالی انجام داد. این موضوع خود به تنهایی می‌تواند نیاز سازمان‌ها را برای مدیریت مستندات و مکاتبات برآورده کند. در این حالت، اسناد همیشه در دسترس خواهند بود و هر یک از کاربران می‌توانند تاریخچه اسناد مورد نظر خود را پیدا کرده و به سوابق آنها دسترسی داشته باشند.
منبع: